Klokkenluidersregeling

Klok

Wat? 

Burgers en partners moeten het volste vertrouwen kunnen hebben in de lokale overheid. Daarom hecht het lokaal bestuur Ronse veel belang aan de integriteit van haar werking. Als onderdeel hiervan voorziet het lokaal bestuur, in uitvoering van de Europese klokkenluidersrichtlijn, in een klokkenluidersregeling. Deze heeft als doel om personen te beschermen die op basis van informatie uit hun werkomgeving onregelmatigheden of inbreuken op geldende regelgeving willen melden.

Meldpunten

Klokkenluiders moeten voor hun meldingen terecht kunnen bij veilige meldingskanalen. Bij voorkeur is dat intern bij hun eigen organisatie. Ook meldingen bij het bevoegde externe meldingskanaal of openbaarmaking zijn mogelijk. Elke vorm van represaille naar aanleiding van een interne of externe melding, of openbaarmaking, is verboden.

Intern meldpunt

Kan de inbreuk doeltreffend intern worden behandeld? En is de klokkenluider van mening dat er geen risico op represailles bestaat? Dan wordt de melding bij voorkeur intern gemaakt. Hiervoor contacteer je algemeen directeur, Julien Vandenhoucke, die hoofd van het personeel als intern fungeert. Hij is te bereiken via:

Extern meldpunt

Externe klokkenluiders, die geen personeelslid van het lokaal bestuur zijn (consultants, leveranciers, vrijwilligers, …), dienen zich meteen tot het externe Vlaamse meldpunt te wenden. Ook personeelsleden die van mening zijn dat de inbreuk niet doeltreffend intern kan worden behandeld of represailles vrezen, kunnen daar rechtstreeks terecht. Het externe Vlaamse meldpunt is Audit Vlaanderen, te bereiken via:

Voorwaarden

Wat is een klokkenluider?

Een klokkenluider is een persoon die in het kader van een werkrelatie een of meerdere inbreuken vast stelt en meldt. Klokkenluiders kunnen personeelsleden zijn, maar ook andere personen die met het lokaal bestuur van Ronse samenwerken, zoals bijvoorbeeld vrijwilligers, aannemers, leveranciers, sollicitanten, ... Ook anonieme meldingen worden beschermd.

Burgers zonder werkrelatie die onregelmatigheden willen melden, doen dit via een klachtprocedure.

Welke inbreuk kan men melden?

Het Bestuursdecreet definieert het begrip ‘inbreuk’ als een handeling of nalatigheid die onrechtmatig is en/of die het doel of de toepassing van de regelgeving ondermijnt. Een klokkenluidersmelding kan dus gaan over een inbreuk op een regelgeving die op het lokale bestuur van toepassing is, die zich feitelijk of mogelijk al heeft voorgedaan of die zeer waarschijnlijk zal plaats vinden.

Welke bescherming en garanties zijn er?

  • De procedures en systemen die gebruikt worden om meldingen te ontvangen en op te volgen, bieden de nodige garanties inzake de vertrouwelijkheid, anonimiteit en kwaliteit van de behandeling.
  • De regeling voorziet een verbod op represailles. De definitie van represailles is ruim omschreven. Denk bijvoorbeeld aan represailles in het kader van negatieve beoordelingen, schorsing of ontslag, maar ook bij verandering van taken, financiële sancties, of reputatieschade. De bescherming tegen represailles is onbeperkt in tijd.

Hoe verloopt de procedure?

De invulling van het meldkanaal ligt formeel vast:

  • Klokkenluiders kunnen meldingen schriftelijk (mail of brief), telefonisch of tijdens een fysieke ontmoeting bezorgen. Dit kan bij het interne of externe meldpunt (zie contactgegevens bovenaan).
  • Binnen de 7 kalenderdagen dient de melder een ontvangstmelding te krijgen, binnen de 3 maanden de feedback. In het geval van een fysieke ontmoeting, heeft de melder recht op een verslag hiervan binnen de 7 kalenderdagen. Dit verslag geldt dan ook als ontvangstmelding.
  • Het Bestuursdecreet en de GDPR-richtlijnen bepalen duidelijk welke gegevens over de melding mogen of moeten geregistreerd worden en reguleren de bewaring.

Welke regelgeving is van toepassing?

De Vlaamse Overheid heeft de Europese richtlijnen via het Decreet Bestuursdecreet van toepassing gemaakt op de Vlaamse overheid en de lokale besturen.