Evenement aanvragen

Wie een evenement organiseert op grondgebied Ronse is verplicht het college van burgemeester en schepenen daarvan op de hoogte te brengen. Pas na het ontvangen van deze goedkeuring kan het evenement extern gecommuniceerd worden. Alle aanvragen dienen online ingediend te worden via het Eaglebe platform. 

Vraag hier je evenement aan.

Bij vragen of problemen kan je terecht op het helpdesk platform van Eaglebe.

Voor welk evenement vul je een aanvraag in?

  • Evenement op openbaar domein (ongeacht aantal bezoekers)
  • Evenement op privaat domein met meer dan 300 bezoekers. (Uitzondering: gereglementeerde locaties zoals gemeenschapslokalen, horecazaken, voetbalkantines…)
  • toertochten (wandeltocht, oldtimer/motortocht) met of zonder start, tussenstop of aankomst in Ronse
  • Indien de muziek luider is dan 85 dB(A) LAeq, 15 min. én het event een openbaar karakter heeft. Dit dient ook te gebeuren bij gereglementeerde locaties.

Let op: fiets- en mountainbiketochten dienen aangevraagd te worden via de E-tool van Sport Vlaanderen. Deze worden dan automatisch gesynchroniseerd met Eaglebe om de aanvraag verder te behandelen.

Wie vult deze aanvraag in?

De aanvraag moet ingevuld worden door de eindverantwoordelijke van het evenement. Deze persoon moet meerderjarig zijn en treedt op als eerste aanspreekpunt bij vragen of problemen omtrent het evenement. 

Wanneer dien je je aanvraag in?

Dien je aanvraag minstens 60 dagen vóór je evenement in. 
Pas nadat je goedkeuring hebt gekregen van het college van burgemeester en schepenen, ontvang je de officiële vergunning om je evenement te organiseren. Vanaf dat moment kan je ook extern over je evenement communiceren. Een aanvraag indienen staat niet gelijk aan een goedkeuring van het evenement.

Het is belangrijk om je aanvraag tijdig in te dienen omdat de verwerking ervan enige tijd vraagt. Na je aanvraag worden er adviezen opgevraagd bij verschillende diensten en partners. Indien nodig wordt er ook een politiebesluit opgesteld voor tijdelijke verkeersmaatregelen. Daarna wordt het volledige dossier voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. Na de beslissing duurt het nog ongeveer een week voor de goedkeuring definitief is, omdat alle documenten eerst officieel ondertekend moeten worden. Pas daarna kunnen we de definitieve goedkeuring en eventuele bijkomende voorwaarden van je evenement communiceren.

Dien je aanvraag dus zo snel mogelijk in zodra je zeker bent dat je het evenement wil organiseren.

Heb je een idee voor een nieuw evenement in de stad, maar nog geen concrete datum of uitgewerkt concept? Neem dan zeker al eens contact op met de dienst evenementen om dit samen te bekijken. Zo kan alles vlotter verlopen wanneer je later de officiële aanvraag indient.

Types aanvraag

Het is belangrijk dat je je aanvraag indient onder het juiste type evenement in Eaglebe. Zo zijn de vragen die gesteld worden afgestemd op het type evenement dat je wil organiseren. Er is keuze uit onderstaande types:

  • Concert, muziekfestival, fuif (niet vergunde locatie / buiten)
  • Concert, muziekfestival, fuif in COC
  • Sportactiviteit (geen tochten/wedstrijden op de openbare weg)
  • Stoet, optocht
  • Tochten MET start/tussenstop/aankomst in Ronse (wandeltocht, motorrit,..)
  • Tochten ZONDER start/tussenstop/aankomst in Ronse – wandeltocht
  • Tochten ZONDER start/tussenstop/aankomst in Ronse – motorrit / oldtimertocht
  • Markt (braderij, rommelmarkt,…)
  • Buurt-, wijk-, straatfeest, speelstraat
  • Randevenement Ronde Van Vlaanderen
  • Randevenement Fiertel
  • Wielerwedstrijden (officieel)
  • Betoging, manifestatie
  • Andere